معلومات عن الإدارة الإلكترونية ، تُعرَّف الإدارة الإلكترونية بأنها طريقة إدارية تعتمد عليها الحكومات والشركات ، بهدف استبدال العمل اليدوي بالعمل الإلكتروني بالكامل ، بحيث لا يكون هناك اعتماد على العامل البشري ، ويكون كل الاعتماد على الكمبيوتر حيث تعتبر طريقة ووسائل الإدارة الإلكترونية من أفضل وأهم طرق ووسائل الإدارة الحديثة والمتطورة ، والتي لها العديد والعديد من الآثار والنتائج الإيجابية فتابعونا.
حول الادارة الالكترونية
الفكرة الرئيسية منها السعي إلى تغيير العمل الإداري بشكل كامل من نظام يدوي يتم فيه الاعتماد على العنصر البشري إلى نظام إلكتروني يتم فيه الاعتماد على مكون إلكتروني يمثله الكمبيوتر في جميع إداراته المختلفة. عناصر:
- اجتذب النظام الإلكتروني العديد من الحكومات والمؤسسات المختلفة في جميع أنحاء العالم ، لما يتمتع به من مزايا وخصائص عديدة.
- تتمثل هذه الفوائد العديدة في سرعة ودقة عملية اتخاذ القرار الإداري المناسب وبأقل تكلفة ممكنة.
- ويرجع ذلك إلى وجود أنظمة معلومات قوية للغاية على أعلى مستوى في جميع أقسام النظام بغض النظر عن تخصصاتها.
- يحتوي نظام الإدارة الإلكترونية على كافة الاتصالات مع أي مؤسسة سواء كانت اتصالات داخل المؤسسة أو خارجها بهدف تحقيق أعلى درجات الشفافية الممكنة في المنشأة أو المؤسسة.
- هذا بالإضافة إلى وضع جميع الأطراف تحت المساءلة ، بغض النظر عن موقعهم في المنشأة أو الحكومة ، لأن ذلك من شأنه أن يؤدي إلى تطوير وتقدم المؤسسة أو المرفق ، ومن ثم تحقيق مستويات عالية من العدالة فيها.
- قامت العديد من الدول المتقدمة من جميع أنحاء العالم بتطبيق أنظمة الإدارة الإلكترونية ، من أجل الوصول إلى أعلى مستويات الشفافية أمام شعوبها.
- من أجل أن يكون الناس واثقين من أنه في حالة وجود عضو أو عنصر فاسد في النظام ، فسيتم مساءلته ومساءلته قانونًا ، بغض النظر عن منصبه أو منصبه.
- يساعد نظام الإدارة الإلكترونية أيضًا في توفير الوقت والجهد ، كما يساعد على تقليل التكلفة التي يتم دفعها لنظام العمل اليدوي.
- وذلك لأن جميع القرارات التي يتم اتخاذها تتم إلكترونيًا وتتم دراستها بأعلى مستويات الدقة والعناية.
أهداف الحوكمة الإلكترونية
هناك مجموعة من الأهداف التي يسعى نظام الإدارة الإلكترونية للوصول إليها وتنفيذها ، ومن أهمها ما يلي:
- تعمل على خفض المصاريف الإدارية ، وذلك لكون نظام الإدارة الإلكترونية يؤدي عمله بشكل متكامل ومتماسك ، ويعمل على دعم ودعم كافة القرارات التي تصدرها الإدارات المختلفة سواء الداخلية أو الخارجية.
- لها دور فاعل في تطوير النظام الإداري بشكل كامل ، وذلك من خلال تقليص العمل اليدوي الذي يعتمد على العنصر البشري.
- ومن ثم استبداله بعمل الكتروني يكون فيه الاعتماد على مكون الكتروني وهو الحاسوب.
- تحسين جودة وكفاءة المتطلبات والخدمات المقدمة للعملاء والمواطنين.
- يتم ذلك عن طريق تقليل التنقل وبساطة وسلاسة التسليم في الوقت والمكان المناسبين ، بالإضافة إلى قدرة كل شخص في النظام على الوصول إلى المعلومات بسهولة من خلال شبكة معلومات كبيرة جدًا.
- العمل على رفع درجة المنافسة الاقتصادية ، من خلال الاستفادة من تواجد الإنترنت في مشاريع التبادل التجاري بين الدول المختلفة حول العالم.
- ونتيجة لذلك ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة لديها فرصة للتطور والازدهار ، وبالتالي القدرة على خلق مجال منافسة مع الشركات والمؤسسات الكبيرة.
- ومن مزاياها أيضًا أنها تعمل على المساواة بين جميع المواطنين بغض النظر عن مكانهم أو مركزهم ، سواء كانوا في النظام الإداري أو غير ذلك.
- كما يسهل الإجراءات المهمة والضرورية للاستفادة من الخدمات الإدارية بشكل احترافي.
أهمية الإدارة الإلكترونية
هناك أهمية كبيرة لاستخدام الإدارة الإلكترونية ، سواء على مستوى حكومات الولايات أو على مستوى المؤسسات والمؤسسات ، وتكمن هذه الأهمية في النقاط التالية:
- يلعب استخدام الإدارة الإلكترونية دورًا رئيسيًا في إحداث مزيد من التطوير في أداء الإدارة ، من خلال تقليل أشكال عملية نقل المعلومات الورقية.
- وهذا من شأنه أن يؤدي إلى تحسين جودة الخدمات المقدمة من خلال النقل والتسليم في الوقت والمكان المناسبين ، بسبب إزالة الصعوبات الجغرافية ، وعدم وجود مصطلح للمسافات.
- يساهم استخدام الإدارة الإلكترونية في زيادة التحول بطريقة سهلة وسلسة في التعامل بين الموظفين والعملاء والمواطنين ، بحيث تكون هناك واجهة واحدة للعملاء والمواطنين عند التعامل مع الموظفين.
- يعمل استخدام الأنظمة الإلكترونية على تحسين بيئة الأعمال وزيادة القدرة التنافسية خاصة للشركات المتوسطة والصغيرة لدخول مجال التجارة العالمية ، حيث كانت هناك صعوبة كبيرة في القيام بذلك في ظل الوسائل المعتادة.
- ساهم التحول إلى الإدارة الإلكترونية بشكل كبير في تقليص حجم المصروفات العامة ، وذلك لوجود كمية كبيرة جدًا من المعلومات المستخدمة في اتخاذ القرارات ، بالإضافة إلى تكامل الأنظمة الداعمة للإجراءات الداخلية والخارجية.
- يساعد التحول إلى الإدارة الإلكترونية على التخلص من صعوبة السياسات البيروقراطية ، مما أدى إلى زيادة الشعور بالرضا الوظيفي لدى الموظفين ، وتحسين مستويات الموظفين في قدرتهم على مواجهة التحديات والصعوبات. بأشكال مختلفة.
أساسيات الإدارة الإلكترونية
هناك عدد من الأسس التي تميز الإدارة الإلكترونية ، وهي كالتالي:
- إنشاء وإنشاء شبكة كمبيوتر ذات جودة وقوة وسرعة وأمان عالية جداً ، تشمل الاتصال والتواصل بين جميع الأطراف في المنظمة والمتمثلة في الإدارة والإدارات والفروع المختلفة.
- من أهم أسس الإدارة الإلكترونية وجود اتصال دائم ومستقر بالإنترنت.
- الاعتماد على تعزيز الدور الذي تقوم به دائرة نظم المعلومات الإدارية مما يساعد في إدارة المعلومات الإلكترونية ، والعمل على توفير عدد من الاستراتيجيات التي لها دور في دعم دور الإدارة في عملها.
- توفير الكوادر البشرية من موظفين لديهم الموهبة والكفاءة والقدرة على التعامل مع الأجهزة ذات الصلة والمتعلقة بالإدارة الإلكترونية.
فوائد الإدارة الإلكترونية
هناك العديد والعديد من الفوائد التي توفرها الإدارة الإلكترونية وتوفرها في نظام العمل ، ومن أهم هذه الفوائد ما يلي:
- السرعة الكبيرة في عملية تنفيذ العمل مما يؤدي إلى توفير الوقت الذي تم تخصيصه وأداء المهام العامة مما يؤدي إلى توفير الجهد والمال على المؤسسة.
- المساندة في عملية تنفيذ خطوات المنهجية المهنية ، وربطها بالقرارات السليمة التي يكون فيها الاعتماد على سرعة الحصول على المعلومات.
- يقلل استخدام الإدارة الإلكترونية من تكاليف عملية توظيف العديد من العناصر البشرية.
- المساعدة في حل الصعوبات المتعلقة بالمشاكل الجغرافية من حيث إرسال واستقبال المعلومات.
- المساعدة في دعم مهارات ومواهب الموظفين بشكل كامل ، والعمل على تطوير أدائهم بشكل عام في العمل.
معوقات الإدارة الإلكترونية
هناك عدد من الصعوبات والمعوقات التي تنجم عن استخدام الإدارة الإلكترونية والاعتماد الكبير عليها في نظام العمل. ومن أهم هذه الصعوبات والمعوقات ما يلي:
- هناك صعوبة في عملية التكيف مع استخدام الإدارة الإلكترونية من قبل أطراف نظام العمل والمتمثل في الإدارة والإدارات المختلفة.
- قلة الوعي لدى الأفراد والعملاء الذين يتلقون الخدمة المتعلقة بالأنظمة الإلكترونية التي تطبقها الشركة أو المؤسسة.
- عدم القدرة على فهم عدد من الرسائل الإلكترونية التي تتطلب توضيحًا شفهيًا.
- ارتفاع تكاليف الأدوات والأجهزة الإلكترونية المستخدمة في إنشاء اتصال دائم ومستمر بالإنترنت.
- فشل مجموعة من الأقسام الإلكترونية في توفير التدريب اللازم والكافي للموظفين ، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى وجود عصابات في عملية دمجهم مع نظام العمل الجديد.
عيوب الإدارة الإلكترونية
ومثل أي شيء في الحياة مهما كانت أهميته وفوائده العديدة لابد أن يكون له عدد من السلبيات ، وللإدارة الإلكترونية عدد من الآثار السلبية الناتجة عن استخدامها في نظام العمل ومن أهم هذه السلبيات ما يلي:
1 ـ انتشار ما يسمى بالتجسس الالكتروني
- هذه المشكلة هي واحدة من أكثر العواقب السلبية شيوعاً وانتشاراً للإدارة الإلكترونية ، والتي من شأنها أن تؤدي إلى الافتقار إلى السرية في الوثائق والأوراق والبيانات والمحفوظات الهامة.
- ويرجع ذلك إلى احتمال تعرض معلومات مهمة تتعلق بالإدارة أو المنظمة للسرقة من خلال التجسس الإلكتروني من المنافسين الآخرين بهدف إتلافها.
- أو حتى لغرض التعرف على الخطط التي تتبعها الإدارة في عملية تنظيم نظام العمل.
2- الإيقاف المؤقت لأعمال الإدارة
حيث تظهر هذه المشكلة من عدم القدرة على التعود على نظام العمل الإلكتروني ، بالإضافة إلى عدم القدرة على فهم الأساليب والطرق الإدارية الإلكترونية من جانب المديرين أو الموظفين الإداريين ، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى انخفاض في الكفاءة والقدرة و جودة العمل الإداري ونرجو الفائدة.